3. Règles de conduite de SUDGAZ S.A.

La mise en œuvre de votre consentement


Lors de la collecte de données à caractère personnel qui ne résulteraient pas d’une obligation légale ou contractuelle, SUDGAZ S.A. informe que leur transmission est facultative et implique, dès lors qu’elles sont transmises, un consentement quant à leur traitement informatisé ultérieur par SUDGAZ S.A. dans le respect des présentes conditions.

Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ?


Dans ces règles de conduite sur le respect de la vie privée, vos « données à caractère personnel » signifient une ou plusieurs informations qui pourraient permettre de vous identifier. Cela comprend généralement les renseignements tels que votre nom, adresse, identifiants, adresse de courriel et numéro de téléphone. Nous pouvons collecter ces informations à partir de différentes sources, notamment :

  • Informations que vous nous donnez directement
  • Informations que nous recevons d’un autre distributeur de gaz
  • Quels types de données à caractère personnel collectons-nous ?


    Toutes les Données à caractère personnel que nous collectons sont décrites dans le tableau ci-dessous.
    Avant de lire ce tableau, il est utile de rappeler que les « données à caractère personnel » sont essentiellement des informations concernant un individu qui permettent de l’identifier directement ou indirectement.
    Cela n’inclut pas les « données anonymes » (c.-à-d. les informations pour lesquelles l’identité de l’individu a été supprimée de manière définitive).
    Cela comprend en revanche les « identifiants indirects » ou « pseudonymes » (c.-à-d., les informations qui, seules, n’identifient pas un individu, mais lorsqu’elles sont associées à certaines informations supplémentaires et raisonnablement accessibles pourraient correspondre à une personne en particulier).

     

    Catégorie des données à caractère personnel collectées  Description 
    Données d’identité Nom, prénom, civilité, adresse de consommation, adresse de facturation, adresse email, numéros de téléphone.
    Données personnelles Type d’habitation, consommation de gaz, type d’appareils à gaz, puissance installée.
    Données de communication Préférences pour recevoir les informations et les factures de gaz.
    Données financières Comptes bancaires, mode de paiement.
    Données de connexion Adresse IP (Protocole Internet), informations de connexion, type et version du navigateur, système et plateforme d’exploitation des appareils que vous utilisez pour accéder à notre portail client « mysudgaz ».
    Numéros d’identification national Matricule sécurité sociale, copie carte d’identité.

     

    Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel et quelle est la durée de conservation ?


    Le RGPD nous oblige à garantir que nous disposons d’une « base juridique » pour chacune des finalités pour lesquelles nous utilisons vos données à caractère personnel. Nous utiliserons uniquement vos données à caractère personnel lorsque le RGPD nous y autorise. De manière plus générale, nous utiliserons vos données à caractère personnel dans le cadre de la gestion globale de l’activité de notre organisation à savoir :

    1. pour traiter les contrats de fourniture de gaz que nous avons conclus avec vous ;
    2. pour vous proposer des services (facture par courrier électronique, portail client « mysudgaz »);
    3. pour gérer la facturation de la fourniture de gaz ainsi que vos factures dans le cadre de notre comptabilité ;
    4. pour établir une base de données client.


    Nous conserverons uniquement vos données à caractère personnel aussi longtemps que la conservation est nécessaire pour satisfaire la ou les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une durée de conservation plus longue est exigée par la loi.
     
    Pour protéger ces données contre leur destruction accidentelle ou malicieuse, lorsque nous les supprimons de nos services, il se peut que nous ne supprimions pas immédiatement les copies résiduelles de nos serveurs ou de nos systèmes de secours.

    Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?


    En règle générale, nous ne partageons pas vos données à caractère personnel en dehors de SUDGAZ S.A.. Cependant dans le cadre de l’impression et de l’envoi de vos factures à gaz ou de la maintenance sur notre réseau à gaz, il est possible que nous communiquions certaines de vos données à des sous-traitants soigneusement sélectionnés et contrôlés.
     
    Nous pouvons également partager vos données à caractère personnel avec des organismes si nous croyons que la divulgation des informations est nécessaire pour des raisons juridiques dans le cadre de poursuite.
     
    Nous pouvons également communiquer vos données à caractère personnel dans le cadre d’une demande de changement de fournisseur ou d’une demande de mise en service avec le fournisseur de votre choix.
     
    Nous pouvons également communiquer les éléments relatifs aux consommations à ceux qui, dans le cadre de l’organisation du marché du gaz naturel, garantissent et surveillent la gestion de l’équilibre de tous les réseaux concernés. La transmission des données à des tiers, telle que décrite précédemment, se fait seulement à condition que ceux-ci garantissent la plus grande confidentialité des informations obtenues.

    Est-ce que nous transférons vos données à caractère personnel vers d’autres pays ?


    Nous ne transférons aucune de vos données à caractère personnel vers des serveurs à l’extérieur de l’UE et nous utilisons des sous-traitants qui s’engagent à garder vos données sur le territoire luxembourgeois. En cas de changement de politique en la matière, ce transfert se fera dans le respect des lois en matière de protection de la vie privée et vous en serez informés.

    Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?


    Nous prenons toutes les précautions raisonnables pour conserver vos données à caractère personnel de manière sécurisée et nous exigeons de tout tiers qui manipule ou traite vos données personnelles pour nous qu’il agisse de la sorte.
     
    Si SUDGAZ S.A. collabore avec d’autres entreprises, le choix de ces entreprises ne sera réalisé qu’après un processus de sélection complet. Dans ce processus de sélection, chaque fournisseur de service individuel est soigneusement sélectionné pour sa pertinence en termes de compétences techniques et organisationnelles en matière de protection des données. Cette procédure de sélection sera documentée par écrit et un contrat pour le traitement des données du contrat ne sera conclu que s’il est conforme aux exigences de sécurité identifiées, y compris les exigences réglementaires européennes et nationales.
     
    L’accès à vos données à caractère personnel est restreint afin d’éviter tout accès non autorisé, modification ou utilisation abusive, et il n’est autorisé que pour nos employés et autres membres du personnel pour qui un tel accès constitue un besoin professionnel. Toutes ces personnes sont soumises à un devoir de confidentialité contractuel.

    Utilisation de vos données à des fins d’information et de publicité


    En plus de fournir nos services, nous utilisons également vos données personnelles pour communiquer avec vous au sujet de nos offres marketing et pour vous recommander d’autres services susceptibles de vous intéresser.
     
    Plus spécifiquement, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer :

  • des informations ou demandes d’informations dans le contexte de votre contrat de fourniture de gaz si vous avez opté pour la facture par courrier électronique ou le portail client « mysudgaz »
  • une newsletter « SUDGAZ’ETTE » sur les dernières activités et nouveautés de la société

  • Nous demandons toujours votre consentement préalable pour l’envoi de communications par e-mail et vous avez le choix d’accepter ou de refuser.
     
    Si vous ne souhaitez plus recevoir d’informations ou de newsletters de notre part par e-mail, vous pouvez vous opposer à tout moment en nous contactant à l’adresse privacy@sudgaz.lu.

    Quels sont vos droits et comment les exercer ?


    Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations sur la façon dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez contacter directement le responsable du traitement privacy@sudgaz.lu ou le délégué à la protection des données.
     
    En règle générale, vous ne devrez payer aucun frais pour accéder à vos données à caractère personnel. Toutefois, nous pouvons exiger des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive.
     
    Nous pouvons avoir besoin de vous demander des informations spécifiques ou supplémentaires afin de confirmer votre identité et garantir votre droit d’accéder à vos données à caractère personnel. Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que ces données à caractère personnel ne sont pas divulguées à quiconque ne possédant pas le droit de les recevoir.
     
    Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois.
     
    Vous avez le droit de :

    Demander l’accès à vos données à caractère personnel.


    Vous pouvez ainsi recevoir une copie des données à caractère personnel en notre possession qui vous concernent et vérifier que nous les traitons de manière conforme à la loi.

    Demander la rectification ou l’effacement des données à caractère personnel dans nos dossiers.


    Vous pouvez ainsi corriger, mettre à jour, ou supprimer vos données personnelles dans nos dossiers. Il est important que les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour.

    S’opposer au traitement


    Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données. Votre demande motivée sera analysée avec soin et sera mise en application, si elle n’est pas en opposition avec une autre finalité du traitement comme la justification de la facturation ou les obligations légales.

    Récupérer vos données


    Vous avez le droit de récupérer vos données ou de demander un transfert auprès d’un autre opérateur de gaz. Sudgaz met en application des demandes de portabilité après vérification de l’identité du demandeur et en passant par un transfert via les platformes d’échange de messages utilisées par tous les opérateurs luxembourgeois de gaz selon le règlement ILR/E17/56 du 3 octobre 2017 arrêtant le Code de Distribution du Gaz Naturel au Grand-Duché de Luxembourg.

    Réclamations


    Si vous souhaitez faire une réclamation au sujet de la présente politique en matière de respect de la vie privée ou sur nos pratiques concernant vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l’adresse électronique suivante dpd@sudgaz.lu.
     
    Si vous estimez que vos données personnelles n’ont pas été traitées conformément à la loi, vous pouvez contacter la CNPD (www.cnpd.lu ou databreach@cnpd.lu)